Wanneer je voordelig je zakelijke mail, afspraken en documenten in de cloud wil gebruiken, is Google Workspace een prima keuze. Met het onderdeel Gmail maak je gebruik van een van de meest krachtige e-maildiensten die voor bedrijven beschikbaar zijn.
Voordelen van Google Workspace en e-mail in de cloud
- Je zakelijke mailberichten zijn overal en altijd beschikbaar.
- Geen installatie van software, je leest de e-mail via de webbrowser.
- Je hoeft geen mailserver of andere systemen te onderhouden.
- Backups zijn in principe niet nodig omdat je cloud-provider deze voor je verzorgd.
- Eenvoudige integratie met kalender, adresboek, documenten en andere diensten.
Voor welke bedrijven is Google Workspace geschikt?
In principe kan elke organisatie met Google Workspace werken. Tot de huidige klanten behoren naast kleine en grote ondernemingen vooral ook scholen en universiteiten. Of Google Workspace bij jouw organisatie past is afhankelijk van verschillende factoren:
- De medewerkers van je bedrijf werken op verschillende locaties (vanuit thuis, verdeeld over de wereld, etc.)
- Alle toekomstige gebruikers kunnen of willen veranderen van werkwijze (Google Workspace werkt anders dan Microsoft Office)
- Je wil besparen, de kosten voor Google Workspace zijn vaak lager dan de kosten voor het onderhouden van een netwerk en alle software licenties.
Wat heb je nodig om met Google Workspace te beginnen?
Alle programma-onderdelen van Google Workspace worden via de webbrowser gebruikt. Voor het normale gebruik hoef je dus geen software te installeren. Voor je zakelijke e-mailadressen heb je wel een domeinnaam nodig en toegang om de DNS records voor deze domein te wijzigen.
Wanneer jij je aanmeldt voor Google Workspace begin je met een gratis proefperiode. Hierbij maak je gebruik van de volledige versie van Google Workspace terwijl je pas later over de aankoop hoeft te beslissen.
Je domeinnaam aanpassen voor het gebruik van Google Workspace en Gmail
Om Gmail te kunnen gebruiken is het vooraf nodig om te verifiëren dat je de eigenaar van de domeinnaam bent. Dit kan op verschillende manieren. Onze voorkeur gaat naar de optie “via Domeinnaamprovider”. Hiervoor is het nodig om binnen de DNS zone, die bij je domeinnaam behoord, een TXT record te configureren.
Naast deze verificatie is het ook nodig om de MX (MaileXchange) records aan te maken, deze heb je nodig om de (zakelijke) mail te ontvangen.
Vraag je domeinnaam provider om deze MX records te configureren, wanneer je geen toegang hebt of de DNS instellingen niet zelf wil doen.
E-mailfuncties binnen het webinterface
Natuurlijk is het ook mogelijk om Gmail met Microsoft Outlook (of elk ander e-mailprogramma) te gebruiken. In vergelijking met het web-interface vinden wij dat je als gebruiker dan veel functies misloopt. Denk hierbij aan:
- Unieke e-mailfilter functies en categorieën
- Razendsnel zoeken op e-mailadres, op naam, binnen een onderwerp of binnen de berichten
- Koppel unieke handtekeningen aan verschillende e-mailadressen
- Berichten of concepten worden automatisch opgeslagen
- Koppeling met Google Calendar, Docs en andere Google Workspace onderdelen en Google diensten
- Geavanceerde functies zoals, het vertraagd versturen van e-mails (hierdoor is een “Undo” mogelijk), berichten previews en nog veel meer.
SPF record en e-mailverificatie met DKIM
Voor het verzenden van e-mailberichten is in principe geen extra DNS record nodig, omdat je gebruik maakt van de Google mailserver. Voor een aantal ontvangende e-mailproviders is het beter om een SPF record te configureren. Verder ondersteund Google de verificatie met DKIM (DomainKeys Identified Mail), een standaard die door een aantal e-mailproviders gecontroleerd wordt. Beide methoden zijn o.a. noodzakelijk om te voorkomen dat je zakelijke mail als SPAM wordt gezien. Lees meer over het gebruik van SPF records en het aanmaken van een DKIM-handtekening binnen de Google Workspace Help sectie.
Volg voor het aanmaken van de verschillende DNS records de instructies binnen het beheerpaneel van je domeinnaam of vraag net zoals voor de MX records je domeinnaam provider zodat hij deze extra records voor je aanmaakt.
Is Google Workspace nu ook geschikt voor jouw bedrijf?
Je zal je misschien afvragen of Gmail wel het juiste systeem voor je zakelijke mail is. Gmail was tenslotte eerst een consumenten product. Google Workspace daarin tegen is een professioneel product dat door zowel kleine als (zeer) grote bedrijven al jaren wordt gebruikt. Profiteer als bedrijf van deze volgende eigenschappen:
- Je gebruikt niet alleen Gmail, maar ook Google Documenten en de andere tools. Bespaar hierdoor de kosten voor een Microsoft Office Licentie.
- Met Google Workspace werk je echt in Cloud. Backups van de harde schijf behoren tot het verleden.
- Via de Google Marketplace kan je kiezen uit honderden applicaties die perfect integreren met de Google Workspace applicaties.
- Werk overal met Google Workspace, op je laptop, tablet en mobiel.
- In real-time samen werken in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties.
Naast online support (chat en e-mail), kan je als klant ook gebruik maken van support via de telefoon. De kosten voor een Google Workspace account zijn vanaf €5,75 per gebruiker en per maand (excl. BTW bij facturatie per jaar).
Voordelig en professioneel e-mail met Cuemail
Past Google Workspace niet bij je wensen of is de prijs per gebruiker voor Google Workspace te hoog? Dan is de e-maildienst van Cuemail misschien de oplossing. Voor maar € 3,00 per maand heb je al een professioneel e-mailaccount. Bekijk hier alle e-mailfuncties en eigenschappen.
“E-mail in de cloud” vs. “E-mail binnen je hosting account”
Wanneer je bij een groot aantal hostingbedrijven een hostingaccount voor je website afneemt, zit er vaak e-mail hosting bij. Via het controlepaneel (cPanel, Plesk, Directadmin, etc.) is het mogelijk om zelf (soms onbeperkt) e-mailaccounts aan te maken. Helaas is deze situatie niet optimaal omdat er meestal e-mail hosting diensten en websites op dezelfde server draaien. Hierbij bestaat een groot risico dat beide toepassingen de andere kunnen verstoren en bij overbelasting zelfs uitvallen.