Het internet heeft de afgelopen jaren grote veranderingen doorgemaakt, maar met de e-mail is sinds de opkomst in 1993 niet veel gewijzigd. Voor de zakelijke wereld is e-mail het meest belangrijke communicatiemiddel en worden er dagelijks meer dan 200 biljoen e-mailberichten verzonden.
Helaas worden er nog regelmatig e-mailberichten verstuurd die voor irritaties zorgen. In deze blogpost vind je niet alleen een lijst met veelgemaakte fouten, maar ook tips die je zullen helpen om nog professioneler je dagelijkse e-mail te versturen.
Maar nu eerst de fouten…
15 veelgemaakte fouten bij het versturen van e-mail
1) E-mailberichten zonder onderwerp versturen
Deze tip staat bewust op nummer 1, omdat wij deze fout extra willen benadrukken. Gebruik altijd een duidelijk onderwerp! Dit maakt het niet alleen makkelijker om berichten terug te vinden, maar zorgt er ook nog eens voor dat een bericht sneller door de ontvanger wordt geopend.
2) E-mailberichten zonder wijziging of duidelijke reden opnieuw versturen
Zou je dezelfde brief twee keer op de post doen? Nee toch? Wanneer je een eerder verzonden e-mail extra onder de aandacht wil brengen, is het beter om bij de tweede keer ook duidelijk te vermelden waarom je dit doet. Je mag best wel aangeven dat je op een antwoord wacht. E-mail is een snel medium, voor de verzender én de ontvanger.
3) Zakelijke e-mail via gratis email providers versturen
Zou je een visitekaartje met daarop de reclame van de drukkerij uitdelen? Nee? Doe dit dan ook niet voor je zakelijke mail en gebruik altijd een e-mailadres met de domeinnaam van je eigen bedrijf (bijvoorbeeld info@finalwebsites.nl en niet beddrijfsnaam@ziggo.nl).
4) Een te groot logo voor je e-mailhandtekening gebruiken
Een logo in de handtekening van je e-mailbericht lijkt erg professioneel, maar alleen als het logo in het juiste formaat is toegevoegd. De afmeting van je logo mag dus niet te groot zijn. Een maximale breedte van 300 pixels is prima en kan ook op een mobiele telefoon goed worden bekeken. Hetzelfde geldt natuurlijk ook voor afbeeldingen die rechtstreeks in het bericht worden geplaatst. Een screenshot van een desktop PC is meestal te groot. Deze kan je beter als bijlage toevoegen.
5) Zonder overleg grote bijlagen versturen
Via de meeste e-mail service providers is het mogelijk om bijlagen van 10-20MB per bericht te versturen. Dat deze mogelijkheid bestaat wil niet zeggen dat een bericht van deze grootte door de ontvanger wordt gewaardeerd. Misschien heeft de ontvanger van je bericht een minder snelle internetverbinding of gebruikt hij of zij een mobiel voor het lezen van je e-mail. In beide gevallen is een te grote e-mailbijlage erg vervelend. Wil je grote bestanden versturen? Dat kan je dit beter eerst overleggen of de bijlage via een link versturen (met behulp van Dropbox, Google Drive of WeTransfer).
Maak jij ook dit soort fouten? Doe de test!
6) Geen spellingscontrole gebruiken voor het versturen van een e-mailbericht
Gebruik altijd de spellingscontrole binnen je e-mailprogramma. Vaak zijn het de kleine fouten die je boodschap onduidelijk of onprofessioneel laten lijken.
7) Meerdere ontvangers in het “Aan” of “Cc” veld plaatsen
Wanneer je hetzelfde bericht naar meerdere mensen wil sturen, is het niet goed om alle ontvangers tegelijk in het “Aan” of “Cc” veld te plaatsen. Deze lijst van e-mailadressen is namelijk zichtbaar voor ALLE ontvangers van dit bericht. Dit lijkt niet alleen onprofessioneel, maar is ook een inbreuk op de privacy van de ontvangers. Het veld “Bcc” lijkt een optie te zijn, maar de kans is dan groot dat je bericht in de spambox van de ontvanger belandt. Een veel betere oplossing voor het versturen van een mailing is het gebruik van een email marketing systeem.
8) Een lege e-mail met alleen maar een bijlage versturen
Soms staat alle informatie die je wil versturen al in de bijlage die je toevoegt. Desondanks is het wel zo netjes om de ontvanger te informeren waarover de bijlage gaat. Omschrijf altijd duidelijk wat er in de bijlage staat, vooral wanneer de ontvanger je e-mail niet verwacht.
9) In hetzelfde bericht wisselen van formeel naar informeel
Net zoals bij de teksten in een brief of website, is het niet professioneel om binnen hetzelfde bericht te wisselen van een formele naar een informele schrijfstijl. Controleer je bericht op dit soort fouten, voordat je op verzenden klikt.
10) Je e-mailadresboek gebruiken om contacten uit te nodigen voor een (nieuw) sociaal netwerk of online dienst
Wanneer je lid wordt van een (nieuw) sociaal netwerk of online dienst bestaat er vaak de mogelijkheid om deze dienst met je relaties te delen. Dat jij enthousiast bent over een dienst wil niet zeggen dat jouw relaties dat ook zullen zijn. Misbruik je e-mailadresboek niet voor het versturen van dit soort reclame.
11) Een oud mailtje beantwoorden en vervolgens een compleet nieuw onderwerp bespreken
Te vaak worden oude e-mailberichten gebruikt om snel en eenvoudig een nieuw bericht te versturen door op “Beantwoorden” te klikken. Vervolgens gaat het nieuwe bericht over een compleet ander onderwerp dan de originele conversatie. Voor de ontvanger is het lastig om op basis van het oude onderwerp te begrijpen waar dit nieuwe bericht over gaat. Daarnaast wordt het dan ook erg moeilijk om deze berichten later terug te vinden.
12) Achtergrondafbeeldingen en/of ouderwetse HTML e-mailsjablonen gebruiken
Enkele jaren geleden worden de meeste e-mailberichten in Outlook op een PC gelezen. Toen was het vrij gebruikelijk om ook voor de e-mail een eigen huisstijl toe te passen. Het resultaat: de email wordt bijna als een webpagina opgemaakt. Vandaag lezen wij e-mails vaak op een mobiel telefoon of tablet. Ook worden veel berichten binnen andere systemen ingelezen (CRM, ticket systemen, etc.). Hierbij worden de speciaal opgemaakte e-mails vaak slecht leesbaar en ziet je “mooie” briefpapier er niet meer mooi uit. Tip! Gebruik bijvoorbeeld voor je offerte (incl. huisstijl) een PDF bestand en verstuur deze als e-mailbijlage.
13) Nietszeggende antwoorden terugsturen, bijvoorbeeld: “okay” of “bedankt”
Veel ondernemers ontvangen dagelijks tientallen e-mails en het lezen en beantwoorden van elk bericht kost tijd. Door berichten met nietszeggende korte mededelingen te versturen, verhoog je onnodig de werkdruk van de ontvanger. Daarnaast zorgen deze korte e-mailberichten ervoor dat andere (belangrijke) berichten in de inbox van de ontvanger naar beneden worden verplaatst.
14) Ervan uitgaan dat de ontvanger je bericht op dezelfde manier interpreteert
Het verzenden van e-mailberichten is een vorm van non-verbale communicatie. Een klein grapje of kritische opmerking die in een persoonlijk gesprek zeker op de juiste manier wordt begrepen, kan binnen een e-mailbericht op de verkeerde manier worden opgevat. Wees dus altijd duidelijk en respectvol en hou rekening met eventuele cultuur- en leeftijdsverschillen.
15) De ontvanger van een e-mail achteraf vragen of hij het eerder verzonden bericht wel heeft ontvangen
Soms begrijpen wij deze vragen wel, omdat niet iedereen zijn e-mailconfiguratie op orde heeft. Daarnaast zijn sommige e-mailprogramma’s minder overzichtelijk waardoor een e-mailbericht door de ontvanger over het hoofd kan worden gezien. Toch kunnen deze vragen vervelend en opdringerig overkomen. Zeker wanneer de ontvanger zijn (e-mail)zaken wél op orde heeft.
Herken je nu al één of meer van deze fouten? Ook al maak je deze fouten niet zelf, de kans is groot dat je dagelijks e-mails ontvangt waarin deze fouten worden gemaakt. Deel onze blogpost met je relatie(s) die wel wat “hulp” kunnen gebruiken.
Handige tips voor je dagelijkse e-mail
- Een korte e-mail mag je zeker via je mobiel versturen. Maar wel onder de volgende voorwaarden: het antwoord kan niet wachten, het is duidelijk dat je antwoord via een mobiel is verstuurd (gebruik bijvoorbeeld een speciale handtekening) en de ontvanger is een bekende. Verstuur geen e-mails via je mobiel naar nieuwe contacten.
- Verstuur je zakelijke mail altijd via een adres met je eigen domeinnaam. Zelfs wanneer je geen website hebt, is een domeinnaam die overeenkomt met je bedrijfsnaam professioneler dan het e-mailadres dat je van je internetprovider mag gebruiken.
- Gebruik een goede e-mailprovider. Met een goedkoop All in one hosting account is de kans groot dat je berichten (regelmatig) in de spambox van de ontvanger belanden.
- Gebruik niet meer dan 1 of 2 e-mailaccounts. Je kan ook meerdere e-mailadressen in één mailbox of account ontvangen en de berichten achteraf scheiden.
- Gebruik je eigen naam (voor- én achternaam) als afzender. Zo is het voor de ontvanger direct duidelijk wie het bericht heeft verzonden. Je bedrijfsnaam vermelden mag, maar zet deze dan achteraan.